采購(gòu)數(shù)字化百科

 

 

　　采購(gòu)數(shù)字化百科

 

　　一、采購(gòu)數(shù)字化是什么意思

 

　　在當(dāng)今快速發(fā)展的數(shù)字經(jīng)濟(jì)時(shí)代，采購(gòu)數(shù)字化已成為眾多企業(yè)關(guān)注的焦點(diǎn)。簡(jiǎn)單來(lái)講，采購(gòu)數(shù)字化就是借助先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)和工具，對(duì)傳統(tǒng)采購(gòu)流程進(jìn)行全方位的改造與優(yōu)化，從而實(shí)現(xiàn)采購(gòu)活動(dòng)的電子化、智能化以及自動(dòng)化。

 

　　傳統(tǒng)采購(gòu)流程往往存在諸多弊端，比如效率低下、透明度不足、難以追溯等。而采購(gòu)數(shù)字化能夠有效解決這些問(wèn)題。它通過(guò)大數(shù)據(jù)、流程自動(dòng)化等新一代信息技術(shù)，以降本增效為核心目標(biāo)，將采購(gòu)需求計(jì)劃、尋源、訂單執(zhí)行、財(cái)務(wù)對(duì)賬、供應(yīng)商管理等采購(gòu)全流程從線(xiàn)下轉(zhuǎn)移到線(xiàn)上 。在這個(gè)過(guò)程中，企業(yè)構(gòu)建起在線(xiàn)、規(guī)范、透明、決策智能、內(nèi)外協(xié)同的新型采購(gòu)管理體系，極大地提升了供應(yīng)鏈響應(yīng)速度和協(xié)同效率。

 

　　舉例來(lái)說(shuō)，在供應(yīng)商管理方面，過(guò)去企業(yè)對(duì)供應(yīng)商的管理較為松散，缺乏標(biāo)準(zhǔn)化流程。而采購(gòu)數(shù)字化后，企業(yè)可以建立一套線(xiàn)上的從供應(yīng)商申請(qǐng)、準(zhǔn)入、考核、評(píng)級(jí)到改進(jìn)優(yōu)化/淘汰的標(biāo)準(zhǔn)化管理流程。這有助于企業(yè)沉淀優(yōu)秀供應(yīng)商資源，提升供應(yīng)商管理效率和質(zhì)量。像在供應(yīng)商準(zhǔn)入環(huán)節(jié)，企業(yè)可以對(duì)不同領(lǐng)域的供應(yīng)商設(shè)置準(zhǔn)入條例，基于條例在提交的潛在供應(yīng)商名單中篩選出審核合格的供應(yīng)商進(jìn)行準(zhǔn)入。在績(jī)效考核方面，系統(tǒng)會(huì)記錄供應(yīng)商在協(xié)作過(guò)程中的行為情況，包括資質(zhì)審核、交易額、價(jià)格、產(chǎn)品質(zhì)檢評(píng)分、合同履約、售后服務(wù)等，企業(yè)針對(duì)重視的項(xiàng)目進(jìn)行賦分和權(quán)重設(shè)定，搭建自定義的考核模型，模型通過(guò)采集各項(xiàng)目數(shù)據(jù)自動(dòng)完成周期性的績(jī)效考核，并且還能搭建可視化的績(jī)效考核看板，方便采購(gòu)人員對(duì)供應(yīng)商的“優(yōu)勝劣汰”進(jìn)行決策 。

 

　　在采購(gòu)需求管理上，通常有兩種實(shí)現(xiàn)方式。第一種是各采購(gòu)需求業(yè)務(wù)部門(mén)在ERP中開(kāi)展采購(gòu)計(jì)劃并向采購(gòu)部門(mén)發(fā)起采購(gòu)需求，將ERP和SRM系統(tǒng)數(shù)據(jù)打通后，ERP中的采購(gòu)需求自動(dòng)流轉(zhuǎn)到SRM流程中，采購(gòu)部門(mén)即可對(duì)內(nèi)對(duì)外實(shí)現(xiàn)供需協(xié)同;第二種是直接在SRM系統(tǒng)中完成采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)需求申請(qǐng)、采購(gòu)需求管理等功能模塊，后續(xù)的對(duì)內(nèi)對(duì)外的采購(gòu)全流程也都在這套SRM系統(tǒng)中完成，實(shí)現(xiàn)端到端的一站式服務(wù)。

 

　　從更宏觀的角度來(lái)看，采購(gòu)數(shù)字化不僅僅是采購(gòu)流程的線(xiàn)上化，更是一種管理理念和模式的變革。它讓企業(yè)能夠更精準(zhǔn)地把握市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，實(shí)現(xiàn)資源的最優(yōu)配置，在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中占據(jù)優(yōu)勢(shì)地位。

 

　　二、采購(gòu)數(shù)字化平臺(tái)

 

　　采購(gòu)數(shù)字化平臺(tái)是實(shí)現(xiàn)采購(gòu)數(shù)字化的重要載體，它整合了多種先進(jìn)技術(shù)，為企業(yè)的采購(gòu)活動(dòng)提供了全面的支持。

 

　　采購(gòu)數(shù)字化平臺(tái)一般具備以下核心功能。首先是供應(yīng)商管理功能，它能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)供應(yīng)商的全過(guò)程管理。通過(guò)該平臺(tái)，企業(yè)可以跨組織連接供應(yīng)商，并設(shè)置對(duì)應(yīng)權(quán)限，使采購(gòu)和供應(yīng)商之間各環(huán)節(jié)的信息流轉(zhuǎn)和協(xié)作能全程線(xiàn)上完成。例如，供應(yīng)商可以實(shí)時(shí)收到流程提醒，自行查看流程進(jìn)度，自行提交修改企業(yè)資質(zhì)信息等。同時(shí)，平臺(tái)還支持供應(yīng)商電子檔案管理，企業(yè)可以向潛在供應(yīng)商收集多維度的企業(yè)工商信息，如納稅人識(shí)別號(hào)、企業(yè)狀態(tài)、成立時(shí)間、法定代表人、注冊(cè)資本、經(jīng)營(yíng)范圍等，通?？梢酝ㄟ^(guò)打通阿里云、企查查、天眼查等企業(yè)工商信息平臺(tái)，通過(guò)企業(yè)名稱(chēng)自動(dòng)調(diào)取公開(kāi)信息。供應(yīng)商也能自助修改企業(yè)信息、更新資質(zhì)證書(shū)、添加供應(yīng)產(chǎn)品等，并且平臺(tái)會(huì)針對(duì)供應(yīng)商公司資質(zhì)到期、產(chǎn)品資質(zhì)到期設(shè)置預(yù)警，提醒供應(yīng)商及時(shí)更新材料 。

 

　　其次是采購(gòu)尋源功能。在詢(xún)報(bào)價(jià)管理方面，采購(gòu)員可以在采購(gòu)管理系統(tǒng)中針對(duì)目標(biāo)供應(yīng)商批量發(fā)起詢(xún)價(jià)流程，供應(yīng)商在微信、釘釘、企業(yè)微信等常用社交工作平臺(tái)中即可收到詢(xún)價(jià)通知，填寫(xiě)報(bào)價(jià)數(shù)據(jù)后，數(shù)據(jù)即可自動(dòng)返回到統(tǒng)計(jì)表單中，同時(shí)系統(tǒng)自動(dòng)匯總生成比價(jià)單，大大提高了詢(xún)報(bào)價(jià)的效率和透明度。在招投標(biāo)管理方面，平臺(tái)能將招投標(biāo)過(guò)程全程線(xiàn)上化，實(shí)現(xiàn)招投標(biāo)全過(guò)程可控可查，采購(gòu)和供應(yīng)商在線(xiàn)上即可完成從邀標(biāo)、報(bào)名、答疑、投標(biāo)到中標(biāo)的全流程協(xié)同，招標(biāo)負(fù)責(zé)人、管理層(需求方)、供應(yīng)商、評(píng)標(biāo)專(zhuān)家4方基于線(xiàn)上即可實(shí)現(xiàn)各流程節(jié)點(diǎn)的審批，有效規(guī)避了不規(guī)范的招投標(biāo)流程，保證采購(gòu)尋源的陽(yáng)光透明 。

 

　　再者是采購(gòu)履約功能。以采購(gòu)合同管理為例，企業(yè)可以提前根據(jù)不同類(lèi)別的采購(gòu)定義好合同模板，再配合自動(dòng)打印，一鍵生成各類(lèi)合同并自動(dòng)流轉(zhuǎn)給相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批，審批完成后自動(dòng)發(fā)送給供應(yīng)商，避免了傳統(tǒng)手工編制合同、來(lái)回傳遞審批的繁瑣流程 。

 

　　市面上有許多知名的采購(gòu)數(shù)字化平臺(tái)，如SAP Ariba、Oracle采購(gòu)云等。這些平臺(tái)憑借其強(qiáng)大的功能和穩(wěn)定的性能，在全球范圍內(nèi)得到了廣泛應(yīng)用。SAP Ariba提供了全面的采購(gòu)解決方案，涵蓋了從尋源到付款的全流程，其強(qiáng)大的供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)分析功能，幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)了高效的采購(gòu)管理。Oracle采購(gòu)云則以其靈活的配置和良好的用戶(hù)體驗(yàn)著稱(chēng)，能夠滿(mǎn)足不同企業(yè)的個(gè)性化采購(gòu)需求。

 

　　不同行業(yè)的企業(yè)在選擇采購(gòu)數(shù)字化平臺(tái)時(shí)，會(huì)根據(jù)自身的業(yè)務(wù)特點(diǎn)和需求進(jìn)行考量。制造業(yè)企業(yè)可能更注重平臺(tái)對(duì)生產(chǎn)物料采購(gòu)的支持，包括物料的精準(zhǔn)采購(gòu)計(jì)劃、庫(kù)存管理等;而服務(wù)業(yè)企業(yè)可能更關(guān)注平臺(tái)對(duì)服務(wù)采購(gòu)的管理，如服務(wù)供應(yīng)商的評(píng)估、服務(wù)質(zhì)量的監(jiān)控等。

 

　　三、采購(gòu)數(shù)字化轉(zhuǎn)型助力企業(yè)高質(zhì)發(fā)展

 

　　采購(gòu)數(shù)字化轉(zhuǎn)型對(duì)企業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展具有多方面的重要意義。

 

　　從成本控制角度來(lái)看，采購(gòu)數(shù)字化能夠有效降低采購(gòu)成本。通過(guò)數(shù)字化平臺(tái)的尋源功能，企業(yè)可以擴(kuò)大供應(yīng)商搜索范圍，獲取更多的報(bào)價(jià)信息，從而在采購(gòu)過(guò)程中獲得更有利的價(jià)格。同時(shí)，自動(dòng)化的采購(gòu)流程減少了人工操作環(huán)節(jié)，降低了人力成本和因人為失誤導(dǎo)致的成本增加。例如，在傳統(tǒng)采購(gòu)中，人工處理采購(gòu)訂單、對(duì)賬等工作容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，而數(shù)字化采購(gòu)平臺(tái)可以自動(dòng)完成這些工作，大大提高了準(zhǔn)確性，減少了因錯(cuò)誤而產(chǎn)生的額外成本 。

 

　　在提升效率方面，采購(gòu)數(shù)字化實(shí)現(xiàn)了采購(gòu)流程的快速流轉(zhuǎn)。以往采購(gòu)需求從提出到最終完成采購(gòu)可能需要經(jīng)過(guò)漫長(zhǎng)的審批和溝通環(huán)節(jié)，而現(xiàn)在通過(guò)數(shù)字化平臺(tái)，采購(gòu)需求可以快速傳遞，審批流程也能在線(xiàn)上高效完成。在采購(gòu)履約環(huán)節(jié)，合同的簽訂、訂單的執(zhí)行等都能快速響應(yīng)，極大地縮短了采購(gòu)周期，提高了企業(yè)的運(yùn)營(yíng)效率 。

 

　　采購(gòu)數(shù)字化還增強(qiáng)了企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)管理能力。在供應(yīng)商管理方面，通過(guò)數(shù)字化平臺(tái)對(duì)供應(yīng)商的全面評(píng)估和實(shí)時(shí)監(jiān)控，企業(yè)可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商的潛在風(fēng)險(xiǎn)，如供應(yīng)商的財(cái)務(wù)狀況惡化、生產(chǎn)能力下降等，從而提前采取措施，保障企業(yè)的供應(yīng)鏈穩(wěn)定。在合同管理方面，數(shù)字化平臺(tái)可以對(duì)合同條款進(jìn)行智能分析，識(shí)別潛在的法律風(fēng)險(xiǎn)，避免因合同漏洞而給企業(yè)帶來(lái)?yè)p失 。

 

　　此外，采購(gòu)數(shù)字化有助于企業(yè)提升決策的科學(xué)性。數(shù)字化平臺(tái)收集了大量的采購(gòu)數(shù)據(jù)，包括采購(gòu)價(jià)格、供應(yīng)商表現(xiàn)、市場(chǎng)動(dòng)態(tài)等，企業(yè)可以利用這些數(shù)據(jù)進(jìn)行深入分析，為采購(gòu)決策提供有力支持。例如，通過(guò)對(duì)歷史采購(gòu)價(jià)格數(shù)據(jù)的分析，企業(yè)可以預(yù)測(cè)未來(lái)的價(jià)格走勢(shì)，從而在采購(gòu)時(shí)機(jī)和采購(gòu)數(shù)量上做出更合理的決策 。

 

　　許多企業(yè)在實(shí)施采購(gòu)數(shù)字化轉(zhuǎn)型后取得了顯著成效。某大型制造企業(yè)在引入采購(gòu)數(shù)字化平臺(tái)后，采購(gòu)成本降低了15%，采購(gòu)周期縮短了30%，供應(yīng)商的準(zhǔn)時(shí)交貨率提高了20%，企業(yè)的整體競(jìng)爭(zhēng)力得到了大幅提升。

 

　　四、相關(guān)問(wèn)答

 

　　1. 采購(gòu)數(shù)字化轉(zhuǎn)型現(xiàn)狀及存在問(wèn)題

 

　　目前，采購(gòu)數(shù)字化轉(zhuǎn)型在不同規(guī)模和行業(yè)的企業(yè)中呈現(xiàn)出不同的發(fā)展態(tài)勢(shì)。大型企業(yè)憑借其雄厚的資金和技術(shù)實(shí)力，往往走在轉(zhuǎn)型的前列，已經(jīng)構(gòu)建了較為完善的數(shù)字化采購(gòu)體系。而中小企業(yè)由于數(shù)字化基礎(chǔ)薄弱、資金有限等原因，轉(zhuǎn)型進(jìn)程相對(duì)較慢。

 

　　存在的問(wèn)題主要包括：管理層缺乏采購(gòu)數(shù)字化管理的意識(shí)，部分企業(yè)管理層沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到采購(gòu)管理轉(zhuǎn)型升級(jí)的重要性，對(duì)采購(gòu)數(shù)字化管理的推動(dòng)不到位;采購(gòu)流程缺乏有效監(jiān)督，易滋生腐敗，傳統(tǒng)的溝通定價(jià)方式效率低下且流程不易監(jiān)控管理;采購(gòu)流程冗長(zhǎng)，缺乏統(tǒng)一的系統(tǒng)與制度管理，涉及的環(huán)節(jié)多、審核多、工作量大，人工處理易出錯(cuò);缺乏體系化的供應(yīng)商關(guān)系管理，對(duì)供應(yīng)商的管理不規(guī)范，與供應(yīng)商的對(duì)接仍依靠傳統(tǒng)方式，信息不互通，協(xié)作效率難以提升 。

 

　　2. 采購(gòu)數(shù)字化轉(zhuǎn)型培訓(xùn)

 

　　采購(gòu)數(shù)字化轉(zhuǎn)型培訓(xùn)對(duì)于企業(yè)順利推進(jìn)轉(zhuǎn)型至關(guān)重要。培訓(xùn)內(nèi)容通常包括數(shù)字化采購(gòu)理念的普及，讓員工了解采購(gòu)數(shù)字化的重要性和優(yōu)勢(shì);數(shù)字化采購(gòu)工具和平臺(tái)的操作培訓(xùn)，使員工能夠熟練使用相關(guān)工具進(jìn)行采購(gòu)工作;數(shù)據(jù)分析能力培訓(xùn)，幫助員工學(xué)會(huì)利用采購(gòu)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和決策。

 

　　培訓(xùn)方式可以采用線(xiàn)上線(xiàn)下相結(jié)合的方式，線(xiàn)上通過(guò)網(wǎng)絡(luò)課程、視頻教程等進(jìn)行理論知識(shí)的學(xué)習(xí)，線(xiàn)下通過(guò)實(shí)際操作演練、案例分析等加深員工對(duì)知識(shí)的理解和應(yīng)用。培訓(xùn)對(duì)象不僅包括采購(gòu)部門(mén)的員工，還應(yīng)涵蓋與采購(gòu)流程相關(guān)的其他部門(mén)員工，如財(cái)務(wù)部門(mén)、需求部門(mén)等 。

 

　　3. 采購(gòu)數(shù)字化崗要計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)嗎

 

　　采購(gòu)數(shù)字化崗并不一定要求必須是計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)。雖然該崗位涉及到數(shù)字化技術(shù)和工具的使用，但更注重的是對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)的理解和數(shù)字化思維的運(yùn)用。具備采購(gòu)、物流、供應(yīng)鏈等相關(guān)專(zhuān)業(yè)背景，同時(shí)掌握一定計(jì)算機(jī)技能的人員也能夠勝任該崗位。

 

　　當(dāng)然，計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)背景的人員在處理一些技術(shù)問(wèn)題，如數(shù)字化平臺(tái)的維護(hù)、數(shù)據(jù)安全等方面可能具有一定優(yōu)勢(shì)。但對(duì)于采購(gòu)數(shù)字化崗來(lái)說(shuō)，關(guān)鍵是要能夠?qū)?shù)字化技術(shù)與采購(gòu)業(yè)務(wù)有機(jī)結(jié)合，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)流程的優(yōu)化和管理效率的提升 。

 

　　4. 采購(gòu)數(shù)字化需求有哪些

 

　　采購(gòu)數(shù)字化需求涵蓋多個(gè)方面。在功能需求上，需要數(shù)字化平臺(tái)具備完善的供應(yīng)商管理、采購(gòu)尋源、采購(gòu)履約、財(cái)務(wù)對(duì)賬等功能;在數(shù)據(jù)需求上，要求能夠收集、整理和分析大量的采購(gòu)數(shù)據(jù)，為決策提供支持;在系統(tǒng)集成需求上，需要與企業(yè)內(nèi)部的其他系統(tǒng)，如ERP、SCM等進(jìn)行有效集成，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的流通和業(yè)務(wù)的協(xié)同;在安全需求上，要保障采購(gòu)數(shù)據(jù)的安全，防止數(shù)據(jù)泄露和被篡改;在用戶(hù)體驗(yàn)需求上，數(shù)字化平臺(tái)應(yīng)具備簡(jiǎn)潔易用的界面，方便員工操作 。

 

　　5. 采購(gòu)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的主要舉措

 

　　采購(gòu)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的主要舉措包括：制定明確的數(shù)字化轉(zhuǎn)型戰(zhàn)略，明確轉(zhuǎn)型的目標(biāo)、步驟和時(shí)間表;對(duì)企業(yè)現(xiàn)有的采購(gòu)流程進(jìn)行全面梳理和優(yōu)化，去除繁瑣和不必要的環(huán)節(jié);選擇適合企業(yè)的采購(gòu)數(shù)字化平臺(tái)，并進(jìn)行個(gè)性化配置;加強(qiáng)員工培訓(xùn)，提升員工的數(shù)字化技能和意識(shí);建立健全數(shù)據(jù)管理體系，確保采購(gòu)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性和安全性;與供應(yīng)商進(jìn)行積極溝通和合作，推動(dòng)供應(yīng)商的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，實(shí)現(xiàn)供應(yīng)鏈的協(xié)同發(fā)展 。